<div dir="ltr"><div><div>A thanks for Chris & Darrel for proofing my minutes.  -- JT<br></div>I think the biggest takeaway to submit to the board is: we recommend Alice's rental of 1K sq ft for $700, including the east "hallway", and the North wall (where donations were moved to), and bench/storage rental of $1.50 / sq ft.<br><br></div>I think we should plan on sending the Board a recommendation later this week<br><div><div>-----------------------------------------------------------------------------------<br><br><br><br>Space Cadets Meeting 3-20-16<br><br>Though Geoff couldn't make the meeting, he prepped an information sheet listing <br>rents & other costs, as was requested by Darren & others.  We want to thank him for <br>prepping that sheet, especially considering he missed the meeting because he was <br>sick.<br><br>- One early consideration was renting alternate space within Quelab, such as <br>Flynn's Arcade or Mission Control<br><br>- Three types of rentals were discussed:<br>  - A room<br>  - Storage Space (nook/cranny)<br>  - Bench or table<br>  <br>Some liked the idea of a stationary bench, while others like the idea of a mobile <br>bench<br><br>The following people have expressed interest in renting space at Quelab:<br>- Alice, for 1,000 sq. ft<br>- Aaron B., for a workbench<br>- Ben Cole, for  ~30 sq. ft<br>- Josh P., for ~20 sq. ft<br>- Darrel, for ~20 sq. ft<br>- Aryon Hopkins, for display space (room 1<br><br>There was agreement on:<br>- There would be different rental rates, open storage vs. a room<br>- Large amount of space may net a lower rate per sq. ft  (Aaron B. suggested <br>different rates for different places, upstairs storage $1/sq ft, first floor $2/sq <br>ft)<br>- It was suggested to charge $1.50/sq. ft for an approximate charge of $45 for <br>$45/month charge. At first we had 30 sq. ft (thus $45 a month) then Darrel/Aaron <br>came up with a finer calculation of a 4 x 6.5 ft space (for the fixed benches). <br>That came out to 27 sq. ft (except that should have been 26 sq. ft) at 40.5$ ( 26* <br>1.5 = 39 respectively) <br>- Rental rate for the Annex office at roughly $1.82/sq. ft (assuming ~220sq ft) for <br>a charge of $400/month<br>- It was recommended to rent 1,000 sq. ft to Alice for a total of $700 a month, <br>her lease to run through November (the end of the current Quelab lease).  Further it was <br>proposed that it would include the Annex "hallway" & the North wall  (to have the <br>minimum impact) since she would be renting a third of the space.  Alice found these <br>suggestions favorable.<br>- JT asked if we are obliged with the requirement to make back the additional rent <br>of the annex via rentals within the space?  <br>- Darrel will send an email to the Members' list asking if anyone is interested in <br>renting space or a bench?<br><br>Details on Bench rental suggestions:<br>- a mobile bench would be cheaper than a stationary bench<br>- A fixed bench rental would be the square footage of the bench as well as 4.5 feet <br>back or so out from the bench to allow for the person renting it - A mobile bench <br>would be pulled out from its 'parking spot' and be returned there at the end of the <br>day and thus a mobile bench space is only charged per sq. ft of the bench itself.<br>-A discussion on who would manage the rental space assuming this was approved by <br>the board. A rental officer was suggested (although the treasurer would be paid <br>directly still).<br><br>Other Topics (briefly) discussed, probably to be brought up in the next meeting:<br>- The door in room 1 and whether it should be locked or have a breaker bar, to make <br>it a valid exit for the building?<br>- While the fermentation fridge is okay on the east wall, and brewing storage there <br>somewhere as well, the actual brewing cannot take place there, as there is a need <br>for proper ventilation.  It was suggested to use the "Hood Room", since it has that <br>awesome vent hood.<br>- Geoff's suggestion of Silk screening also on that east wall was mentioned.  At <br>this point in the meeting I am not sure how much agreement there was (most people <br>wanted to leave), but I think we agreed that that usable, non-donation gear would <br>go on the East Wall. At the moment that is beer equipment and the Silk Screening <br>equipment.<br>- The donation zone - once purged & cleaned out - could be relocated to the west <br>wall & the north wall (outside the Annex office) (For the Alice Rental to occur this <br>would need to happen<br>- Darren suggested having a shelf unit in room 42, as the "up for grabs" shelf, for <br>donations that have been cleared by the Donations officer & okayed for any member <br>that wants them.<br><br>It was posited that the 3D printing room is insufficient and could be moved to the <br>Annex office, or expanded (perhaps combined with Mission Control by taking out a <br>wall?) <br><br>It was also agreed that the entry room (Room 42) could use sprucing up.  Gonner's <br>friend & fellow Quelab member Felicia is interested in doing so.<br><br><br>APPENDIX<br>Here is the info we were going off of:<br>Summary of Calculations Considered<br>Current area: 6590 sq. ft<br>Annex area: 2986 sq. ft<br>Total area: 9576 sq. ft<br><br>Current Monthly rent: $2080<br>Monthly rent till October 31: $2848<br>Monthly rent as of November 1: $2314<br>Monthly rent total by November 1, 2018: $2454<br><br>Additional osts:<br>Back Rent (for March): $827<br>(estimates below)<br>Electricity: 600 now ? 900 with annex<br>Water: 110 now ? 165 with annex<br>Gas: 75 now ? 150 with annex<br>Insurance: 92 now ? 108 with annex<br>Common Area Fee: 300 now ? 450 with annex<br><br>Total Cost Estimate of Current building (no annex): $3257 per month<br>Total Cost Estimate of monthly fees with annex: $4227 per month<br><br>Cost per sq. ft to add annex: $0.325 per sq. ft per month (at infinity)<br>Cost per sq. ft to add annex till October 31st: $0.457 per sq. ft per month<br><br></div></div></div>